大型活动主办机构对项目进行管理，并随时接受项目主体系统的各种反馈。随着大型活动日渐深入地成为我国文化环境的一部分，政府、企业和社区中的任何一方都有可能成为主办机构。如果地方的大型活动运作只是政府包办，那么有限的政府精力可能导致各种大型活动主题雷同、效率低、质量差的现象。政府必须改变思路，把相当一部分大型活动的策划、组织和实施工作让予其他项目相关人完成。大型活动项目的合作机构主要包括赞助商、媒体和项目支持团队，由主办机构招商确定，它以各种方式支持主办机构的工作并反馈系统信息。赞助商通过充当主办者的伙伴和客户，为项目提供资金支持以保障大型活动的顺利举行，同时实现自身的利益;大型活动与媒体的整合，使得大型活动影响范围更大，让更多的人接触到活动，也使媒体与大型活动形成某种品牌的联系;与主办机构有共同愿景的项目支持团队是重要的项目干系人，他们包括项目全体工作人员，每个人都会对大型活动项目的成败起作用。

     大型活动项目的供应商的组织

    1)招、投标

    写一份招标文件有若干种方法，但是下列信息是必须包括在内的:

    (1)背景和需求界定(组织背景和项目范围)

    ①活动背景，包括相关的数据信息;

    ②需求/问题陈述—为什么需要助手;

    ③项目目标—希望完成什么;

    ④项目范围(具体要求)—希望服务承包商提供哪些服务;

    ⑤双方合作领域，即活动主办者希望如何建立关系。

    (2)投标要求

    ①组织背景;

    ②项目负责人及其相关资历;

    ③活动的优势及特色;

    ④保险范围;

    ⑤服务/项目管理手段概述;

    ⑥其他服务;

    ⑦费用控制。

    (3)选择服务供应商的时间表和进程安排(何时选择服务供应商，如何选择

以及投标的最后期限)

    一旦招标文件完成，便可以正式开始服务供应商的筛选。

    2)确定承包商，签订合同

    通过对服务供应商投标文件的评选与审核之后，可以与服务供应商签订合

同，以保证服务的质量。