任何一场活动最终都是为了让更多的人参加，而作为通知客人的媒介就是请柬。如果活动是在旺季举办，可以考虑先投递一份不含活动举办日期的试探卡。如果活动在国外举办，可以寄一张明信片告诉参加人员活动地址，注明活动日期的其他相关信息，并表示你盼望在那里见到他们。另一个方法是寄一封趣味信件或邀请卡。这种方法对所有的活动都有效，包括非正式会议、正式会议和大型会议，论坛，以及奖励活动，它会使人们对你的活动充满期待。

如果你在未写明活动举办时间的邀请卡或邀请信中说明了请柬将在某个日期之内送到，你就要确保它们按时送到。它展示的是你公司的工作作风—守时。如果客人收到请柬的日期比在卡片上承诺的日期晚一个月，他们会认为这个公司非常不专业。如果承诺是以公司总裁的名义做出，则一定要按照上面所承诺的去做。

在试制印刷品时，为每对夫妇准备一张请柬，为每位客人准备一张座席卡和菜单。一定要比预定的多订制一些，并为印刷留出足够的时间。由于某些原因，印刷厂一般都要求留出一天的时间，否则要加收加急费用。这个费用也在计入预算。当然，你会与他们核实，看他们是否能够处理你的订单并按时将保证质量和数量的产品送过去。你还需要准时地给他们送去校样，并明确要使用国际准色卡上的哪种颜色来绘制公司标志。提前将信封印好，这样就可以添加地址了。如果经费许可，可以请一个书法家来写信封地址。众通常喜欢先打开手写的请柬，因为手写的比打印的更醒目。