你在策划一个1000人参加的活动,打算选用一个可容纳1000人进行坐式晚宴的大厅.但是,你还想安装一个背投设备,这就需要一些额外的空间,在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空间来安装投影器材,这大约相当于250个座位的面积.在这种情况下,你要么放弃使用投影,要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅.你是否计划在大厅的前部安装视听设备?是否需要设监听室,翻译间或是舞池?这些设施也都会进一步挤占座位的空间.因此,在开始检查活动场地可用与否之前,你绝对有必要了解所有的要求.在考虑到所有需求之后,曾经看似再合适不过的场地也可能无法满足活动的需要.把你想要的列出一张清单,考虑清楚哪些方面可以让步,哪些方面不可以,更不要忘记你希望达到的效果.你想要的是热烈,活泼的活动气氛,但如果客人们感觉房间太小,太挤,太热,太不舒服的话,是不可能形成这种气氛的.

　　背景板舞台搭建完成后在安排空间时,不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起.让8个坐10人桌并且留出休息区显然是更好的选择.确保桌与桌之间有足够的距离,让人们能够轻松地出入其间.当然,也不能走另一个极端,在一个大厅里寥寥地摆上几桌,这样同样会影响活动的气氛.你想要的效果是;空间疏密适度,气氛热烈活泼.虽然,从某种意义上说,空间过大比过小要好,因为你总可以通过增加装饰物把空间变小,但是何必花这冤枉钱呢?

　　你需要考虑的要求不仅仅是空间上的,还有时间上的.背景板舞台搭建的成果,视听和灯光设备的搬运,安装,音响测试,排演拆卸的时间都要列入考虑的范围.另外,乐手们是否需要更衣室和休息室?你是否需要划出一定的空间来存放物品?一定要方方面面都考虑到,免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。　　

　　如果你只打算使用功能厅的一部份,那么请在大厅完全空着的时候去做现场考察.把隔断按你的要求安装就绪,然后让人进入相邻的区域,以测试隔音的效果.有人在一家五星级豪华饭店的宴会厅测试时发现,部在隔断的一面能一清二楚地听到隔壁的声音.因此,他在订立合同的要求在活动期间禁止其他人使用相邻的分区,以保证活动不会受到隔壁的音乐,讲话和其他噪音的影响.这个问题在饭店当中并不普遍,但是, 如果问题碰巧存在而你又没有去检查并解决,那么造成的后果可能会让你追悔莫及.

　　还有,你是否需要将噪音的因素列入考虑范围?例如,拉斯维加斯的一家饭店即将举办一场新发布仪式,主办者要求改变空调出风口的朝向,以免将吊灯吹得丁当响,分散来宾的注意力,影响讲话的效果.有没有什么障碍物会影响到你?视线好不好?天花板高度是否符合要求?柱子或吊灯会不会阻挡视线?能否将它们抬高一些或者干脆移走?这些工作要花多少钱?灯光可否调暗?有没有窗帘?以便在使用视听设备时遮挡日光?紧急疏散通道在什么位置?它们必须保持畅通,不能堵塞或者上锁.如果安全出口被窗子遮挡,那么必须挂出醒目的安全出口标志,还要保证帘子不会影响到出口的畅通.大厅的布局是什么样的?可否进行背景板舞台搭建,以保证客人从任何一个座位都能够看得清楚?能否在现场悬挂电视屏幕或大银幕?使用现场摄像可以将直播画面传送到大厅内摆放的各个屏幕上,这样客人无论离多远都可以通过屏幕画面看清楚舞台上或观众席中的情况.