一、物品准备
1、清洁卫生，摆放好会议桌和足够数量的会议椅，调整好座椅位置，同一水平线、面对面。订做欢迎条幅，可挂在会场门口，也可在室内适当位置
2、摆放花卉，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸不可过大过高花卉颜色可视会议主题而定
3、确定参会人数、人员、打印座次牌，准备签字笔、笔记本等物品，每人一套，若人数较多、会场较大则必须准备会议米，并调试好。
4、准备多媒体设备，完成调试工作
5、桌面物品，正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯，杯把向右侧转45度，靠近水杯位置摆放消毒湿巾可不备，左手前方可放置水果或瓶装纯净水，以防领导不喝茶水，正中放置笔记本，笔记本右侧放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。
二、秘书考试-会场布置
1.会场布置方式
1.相对式，主席台与代表席采取面对面的形式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。
2.全围式，不设专门的主席台所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形、多边形。
3.半围式，介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样既突出了主席台的地位，又有融洽的氛围比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、拱桥形。
4.分散式，将会场分为若干个中心，每一个中心都有一个主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。
其中，布置主席台，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式，主席台上可设讲台、话筒，以突出发言重要性，重要大会主席台边还应有休息室。
2.会议座位安排
首先，请领导确定在主席台就座人员的准确名单。
其次，确定身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，这只是在中国的政务礼仪中。在其他的商业场合，尤其是外事场合，则反之，右为上。
会场人员座次安排
1.横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列
2.竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列，左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。
3.会场气氛的营造
会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛是秘书人员创造力和想像力的重要表现。
1.会标。将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方,即为会标。会标能体现会议的庄严性激发与会者的积极参与感。
2.会徽。即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集。
3.其他。灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席的灯光亮，色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激如红、粉、黄、橙亮丽明快，使人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议蓝、绿、紫庄重典雅，使人感觉严肃端正，适合一般工作会议，旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题，花卉，适当的花卉能给人以清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。
