晚宴活动可以有很多利选择,可以是立式,坐式自助餐,或者是盘式正餐;可以是正式的,有主题的,也可以是有趣的和休闲的.总之,形式可以多种多样.当你在策划一次晚宴的时候,你应当明白,你的目的绝非晚餐本身.和其他活动一样,每一次你把需要的客人请来是为了让他们了解你们有有力制定和完成某个项目,从而达到自己的目的.所以在聚会的背后还有这么些隐含的意义.客人们可能来自各个地方,所以你的止的之一是要让他们互相了解,尽快熟悉起来有了这样的目的,你就可以考虑准备一个立式可坐式的自助餐,客人们可以自由地走动.座位无需固定,而且用餐时间无需太长.你可以准备内容丰富而有趣的食品台,同时在餐厅里安排一些有意思的娱乐活动,这样更有助于客人们互相了解.当人们排成长队或单调地观看活动的时候,最好能想出办法打破这种尴尬沉闷的局面.你事先为活动制定目标将有利于确定活动的内容.
这是两个截然不同的活动,因为它们的目的完全不同.前者旨在加强所有客人之间的交流,而后者则希望一些特定的客人能在一块儿聚一聚.
如果你想通过自助餐来达到目的,那么在你设计菜单的时候,就得考虑多方面的因素.首先是在什么温度下上菜最合适,什么菜能够长时间保持原有的色香味.你一定不愿意看到最后所有的菜因为放置时间稍长而变硬,失色或者干瘪了.同时你需要考虑食品安全和健康的问题.对于含有蛋黄酱的盘装食品应该等其冷却之后才上.一定要注意自助餐台上的食品的保鲜时间.晚餐的食品不能与已经上过的开胃菜一模一样.要确保你的菜品的多样性.如果你要展示丰盛奢华的场景,比如说展示巧克力里面的大量新鲜而赏心悦目的草莓,那第不要仅仅使用蘸了一点巧克力的草莓,而是要将草莓浸在像泉水般流动着的巧克力里,这种非比寻常的创意并不需要很高的代价,但却比只上大量的传统食品给人的印象深得多.所以,制作那么一种让客人记忆深刻的食品是很有好处的,记住,有创意并不等于多花钱.
如果是立式自助餐,记住为客人准备的食物应当是仅用叉子就能食用的.以免出现客人们站着用餐时没法对付大块肉,打滑的蚌类食品或者炸得太酥点的尴尬局面,国为这些食品都需要使用刀叉两种餐具.在一次要求出席者穿宴会小礼服并带黑领结的晚会上,食品十分丰盛-厚厚的肋排,羊排,牛排,鸡肉,裹着菠菜的酥饼,炸得很透的蛋卷,烤宽的面条,然而所有的这些食物都让站着用餐的客人们无从下手.客人们展开餐巾时只看到叉子,于是还以为服务员忘了摆放餐刀，所以又重新去取一副.
不要让客人排成长队等 待取用干净的盘子或者餐具,一个行之有效的办法是让饭店员工事先将餐具包起来,在客人需要之前就做好准备.提前统计可供使用的刀叉,勺子,盘子,餐巾和酒具的数量.
考虑一下你将使用的盘子的大小和形状.正如前面所提到的,在立式自助餐上最好使用有边沿的盘子,还是稍微小一点的盘子.用稍小一些的盘子就意味着客人们得来回多跑几趟,并且每次得拿一个干净的盘子.如果能事先考虑到这些因素,你就能提前计划出餐具的数量,以及需要多少服务员在场清理用过的盘子.如果你计划举办坐式自助餐或者盘式正餐,你就得多准备一些餐巾,以替换掉在地上或弄脏了的餐巾.在立式自助餐中最好能使用尺寸稍大一些的餐巾-如果客人们自己找到了一个座位,而不是站在四处摆放的桌椅旁,他们就可以将餐巾放在膝盖上从而避免弄脏衣服.记住至少要为三分之一的客人准备坐椅,如果老人比较多,你还应当多准备一些.
如果你举办的是坐式自助餐,你得考虑如何安排客人取用菜点.你是想让客人们悠闲地排队等着呢,还是主客人们坐在一些随处摆放的桌椅上等着宴会领班及服和员们通知他们取餐的时间呢?不管你选择哪种方式,你都最好在桌上准备一些开胃菜或沙拉,好让客人们在等候时能有东西可吃.所需要的自助餐桌的数理要根据房间的布局,菜品的选择以及你是否供应开胃菜和沙拉的情况而定.在脑海中想象一下你所希望的房间布局,自助餐的摆设方式是要方便客人们迅速进出,好让他们能够及时回到他们的聚会地点去呢,还是按地方特色分类摆放呢?
坐式晚餐可以按两种方式进行;开放式座位和事先安排座位.开放式座位可以让客人自由地选择坐在哪里,和谁坐在一起用餐.而事先安排座位则是让客人们坐在指定的座位上用餐.如果你选择后者,你应该有一个座位安排计划,并且要简洁明了地告诉客人们如何就座.你可以通过几种方式来完成,你可以贴出一张座位图表,或者在客人的通行证上这与上他们的餐桌编号,或者在客人登记的时候告知他们.不管你是选择哪一种方式,你都应该指派熟悉房间布局且熟悉餐桌分布的员工指引客人入座,你可以采取一些方式避免客人入场时的拥挤和迷惑,比如在房间门口贴上编号的标志,告诉客人们根据自己的餐桌编号选择不同的入口.
一定要对餐桌进行清楚的编号,而且要考虑一下如何可展示这些号码,饭店是否备有餐桌编号和号牌架?不是每家餐厅都有这些东西.如果他们有,你应当要求看一下样本以确保这些物品都是高质量的,完好无损的,这些编号牌是怎样陈列的?有没有放在托架上?你是否需要让人制作桌卡?你可以请一个书法不错的人在托架上写上号码,但风格应当与主题的格调一致,你如果想将它们制作得更专业一些以符合主题格调的话,你一定要确保卡片稳稳当当地放在号牌架里.检查一下是否卡片会从号牌架里滑落.
你想以什么方式摆放桌子呢?你想在客人们就座以后就撤掉桌子的编号吗?你 一定要让客人们清楚地看见这些编号,而不能让桌上的装饰品挡住了这些号码.你还应该考虑是让客人们在指定的桌子上任意就座,还是给每个人安排一个固定的位置.如果选择后者,八我应该准备个人座位卡,并将它们放到每个座位上.如果活动的目的之一是安排一些重要人物聚会,那么你在安排座位的时候就一定要讲究策略,而不能随意安排.但你也要有另外一种思想准备,即有的客人可能会交换座位卡以便和自己想聊天的人坐在一起.这种情况即便是在公司的高级行政人员之间也是可能发生的.
如果你正在制定座位安排的计划,你必须清楚什么时候应当停止那些毫无意义的修改工作.因为有时盲目的修改只会带来错误和困惑. 在策划活动的时候,随机应变是很重要的一个因素,随机应变包括在最后的时刻能从容的成功,什么时候会对活动非常不利.当你要表彰顶级供应商或优秀员工时,桌子的摆放方就是一个非常关键的因素.如果因为临时的调整打乱桌子的安排.你可能得将一组客人安排到临时搭起来的偏远的桌子上.你一定不能这样做,因为这样容易得罪客人,这样的过失不可容忍,它会给整个组织工作带来极坏的影响.
检查一下是否还有其他一些需要注意的礼仪.在有的文化里,贵宾席的餐桌应当摆放更加精致的装饰品;而在另一些文化里,在座位卡上以某些颜色写出客人的名字是不妥当的.餐桌上摆放的鲜花的数目也是很讲究的,此外鲜花的颜色和种类也包含了不同的意义.你应当花些时间研究一下这些礼仪并作出解释.比方说,在亚洲的礼仪里,你应当竭尽全力保全他人的面子.千万不能让客人丢面子.对你来说司空见惯的事情未必为他们所熟悉.在你向客人们介绍任何事情的时候,一定要向他们做解释.
你应当明确你的客户,场地和你自己的责任是什么.你需要什么种类的保险,来确保每一个人在活动场所或者开车回家的路上万一发生事故时都有所保障?在活动举办地规定的合法饮酒年龄是多少?不同的国家,不同的区域对些都有不同的规定.你一定要注意当地的一些禁令以及年龄限制.有未成年人叁加你的活动吗?你应当怎 样监管他们的行为?如果任何未成年人在此饮酒的话,你可能会被追究法律责任.你应该列出非酒精饮料,假如你向客人们提供特色酒水的话,你应当即提供酒精饮料,也提供非酒精饮料,这样那些不能喝酒精饮料的客人们也能尽情享用了另外还有一点也很重要,就是如何应对那些饮酒过量的客人,因为他们酗酒这后会对自己以及其他客人带来危险,在国外举行活动的话,你就更应该注意地方法律和当地的风俗习惯.假如某个活动的参与者被捕了,你怎么样处理这个问题呢??这件事情过去的确发生过,所以你最好事先考虑一下.若碰到这样的事情先考虑好最佳应付方法.
你可以提前了解一下你的客户希望你在某些意外发生的时候采取什么措施,比如当某个客人饮酒过量,或者某个客人在活动上最终喝得酩酊大醉,与人争吵,你可以指定两个人,一定不要让一个人单独这样做,将喝醉了的客人扶回客房或者送回家.在处理这样的事情时,你可以雇用下了班的警察作为保安来完成这样的任务,毕竟他们在这方面颇有经验,懂得怎样做效率更高.保安公司可能对处理这样的事情有一些规定和限制,你应当提前和他们商量一下.你不仅应该了解活动举行地的法规和风俗,而且应该清楚你可能会用到的,但不属于主办场地的地方相关规定,规定可能完全不同,有的时候非主办场地可能属于另一个司法辖区.
如果你担心在提供服务时难以区分未成年人,你可以根据一些看得见的标志来辨认,比方说手上的标志,手腕上的饰物或者不同颜色的安全通行证.
一定要确保酒吧的食物配料的质量.鲜榨的橙汁,柠檬汁以及酸橙汁,柠檬片和香料等等都会增添酒水,吧台以及整个活动的吸引力.请使用高质量的纸巾,如果预算允许的话,你甚至可以定制印有活动标志的纸巾,尽量避免使用塑料酒具.总之你应当充分注意准备工作中的每一个细节和每件事的质量.
