1、本次会议是一系列活动中的一部分吗?若是这样，您就应当看看过去几年这一系列活动是如何举办的。对于您与您会务组中其他成员来名参加前两次或前三次系列活动是相当有价的。若在某个大型会议上，最先到达会场的是您的会务组，么会场内其他会务组的表现就都会黯然失色的。
 
2、已经确定了目标听众吗?您是否想组织一组代理商的、组织的、机构的员工来讨论某一特定议题呢?如果是这样的话，全国性的膳宿型会议就比较适合。这是专业协会组织周年会议的常用形式。
 
3、会议的需求和目标已经本土化了吗?例如，会议目标是否主要与某一地区内的特定人员有关?会议目标可以包括为解决某个问题而做出系列表决或完成行动计划。如果是这样的话，您也许要组织为期一天的地区性会议或培训活动。
 
4、您是要做宣传推介吗?您要推介的是～个新组建的协会、新的基金组织、新的国家或地方议案还是一个全新的理念?若是如此，全国性的为期一天的会议比较合适，因为多数与会者需要从外地赶过来。
 
5、您是想就某一投资项目或新的议案发布信息、宣传理念吗?邓么仍然是全国性的为期一天的会议比较合适。这是因为项目经费中至少已经包括了一部分宣传资金，有些完全可以用于会议的策划与运行。
 
6、您的活动是仅以某一机构或团体为中心吗?如果是这样的话，一天的一室内会议也许是最有效的活动形式(尽管您也许不会选择单方举办活动)。这类活动是一次为特定团体的员工举办的会议(通常是和外单位一起)，旨在就某一特定问题达成团体内的共识，或提高员工某特定领域的意识与能力。
 
7、您的活动规模有多大?将有多少人参加?尽管您知道活动地点、时间安排以及话题是否合适，都是会影响出席人数的，但还是要实际些，清参加过类似活动的人给出参考数据。